पैसा — ख़रीद और ख़र्च

बैंक और नक़द

पैसा → बैंक और नक़द में स्टोर के पैसे के खाते रहते हैं: बैंक खाते (बचत, करंट), क्रेडिट कार्ड, नक़द बही और वॉलेट। खाता नाम, बैंक और नंबर के आख़िरी 4 अंकों के साथ जोड़ें (सिर्फ़ वही रखे जाते हैं)। हर खाते का बैलेंस दिखता है — कार्ड का, जो बाक़ी है।

खाता भरने के लिए उसका स्टेटमेंट पढ़ें (खाते के पेज पर, या ऑर्डर → फ़ाइल अपलोड पर डालकर): नेट बैंकिंग से CSV या Excel (.xlsx) डाउनलोड करें और खाते के पेज पर अपलोड करें — या बैंक का ईमेल किया PDF स्टेटमेंट, बशर्ते वह टेक्स्ट PDF हो (उसके शब्द सेलेक्ट हो सकें)। (पुरानी .xls फ़ाइल: Excel या Google Sheets में खोलकर .xlsx या CSV में सेव करें। पासवर्ड वाला PDF: बिना पासवर्ड के फिर डाउनलोड करें। स्कैन / फ़ोटो वाला स्टेटमेंट पढ़ा नहीं जा सकता — CSV या Excel लें।)

1. हेडर वाली पंक्ति अपने आप मिल जाती है, बैंक ऊपर जो खाते की जानकारी डालते हैं उसके नीचे भी। PDF में कॉलम इस से पढ़े जाते हैं कि शब्द टेबल के शीर्षकों के नीचे कहाँ हैं; दूसरी लाइन पर गया नैरेशन वापस जुड़ जाता है, और हर पेज पर दोहराया शीर्षक छोड़ दिया जाता है।
2. कॉलम जाँचें — तारीख़, विवरण, निकासी / जमा (या Dr / Cr के साथ एक रक़म कॉलम), रेफ़रेंस और बैलेंस बैंक के अपने नामों से पहचाने जाते हैं; जो ग़लत हो बदलें। यह चुनाव उस बैंक के लिए याद रहता है, अगला स्टेटमेंट सीधा पढ़ा जाता है।
3. प्रीव्यू में लाइनें दिखती हैं। बैलेंस कॉलम हो तो हर लाइन का बैलेंस पिछली से जाँचा जाता है; जो स्टेटमेंट नहीं मिलता (कटा, बदला, या ग़लत कॉलम) वह पंक्ति बताकर लौटा दिया जाता है। नया-पहले वाले स्टेटमेंट अपने आप उलटे हो जाते हैं।
4. ये लाइनें जोड़ें। पहला स्टेटमेंट खाते का शुरुआती बैलेंस भर देता है।

वही फ़ाइल दो बार पढ़ने पर कुछ नहीं जुड़ता — उसे लौटा दिया जाता है। पहले पढ़े स्टेटमेंट से मिलता-जुलता (ओवरलैप) स्टेटमेंट सिर्फ़ नई लाइनें जोड़ता है; एक ही दिन की दो एक जैसी लाइनें (दो बराबर UPI भुगतान) दो ही रहती हैं। नक़द बही का स्टेटमेंट नहीं होता: हाथ से एंट्री जोड़ें (आया या गया) — किसी भी खाते में ऐसी एंट्री जोड़ सकते हैं।

मिलान: हर एंट्री क्या थी

स्टेटमेंट पढ़ने के बाद हर एंट्री का मिलान होता है — पेज बताता है कितनी मिलीं, कितने अनुमान जाँचने हैं और कितनी बचीं। क्रम यह है:

1. आपके नियम — जिस एंट्री के विवरण में नियम का शब्द हो, वह नियम के हिसाब से समझा दी जाती है।
2. अपने ही खातों में ट्रांसफ़र — एक खाते से गई और 3 दिन के अंदर दूसरे में आई बराबर रकम (बैंक से क्रेडिट कार्ड का भुगतान) जोड़ी बना लेती है; दोनों हिस्से समझा दिए जाते हैं।
3. पेआउट — Razorpay, Cashfree या मार्केटप्लेस से आया पैसा: पेआउट बैंक और नक़द → पेआउट में डालें (गेटवे की सेटलमेंट रिपोर्ट पढ़ें — UTR, रकम और सेटलमेंट तारीख़ वाली CSV या Excel — या हाथ से जोड़ें)। जिस बैंक क्रेडिट के नैरेशन में पेआउट का UTR हो, वह उससे मिल जाता है; रकम अलग हो तो वह अनुमान बनकर रुकता है।
4. सप्लायर को भुगतान — जिस भुगतान के नैरेशन में सप्लायर का नाम (या फ़ोन नंबर) हो, वह उनके बिल चुकाता है, सबसे पुराने पहले; बिलों से ज़्यादा दिया पैसा खर्च बन जाता है। उसी रकम का भुगतान आपने पहले से डाला हो तो वही जुड़ जाता है।
5. पहले से डाले खर्च — 3 दिन के अंदर वही रकम (नक़द खर्च नहीं)।
6. अनुमान — लोन की किस्त, टैक्स (CBDT, GSTN, TDS), ब्याज और बैंक / कार्ड शुल्क, लोन का आया पैसा — आपकी हाँ का इंतज़ार करते हैं।

बाक़ी सब बैंक और नक़द → रिव्यू कतार में रुकता है। अनुमान पर हाँ, सही है दबाएँ, या चुनें कि एंट्री क्या थी — खर्च (श्रेणी के साथ), सप्लायर को भुगतान, दूसरे खाते में ट्रांसफ़र, पेआउट, लिया या चुकाया लोन, ब्याज / शुल्क, मालिक का पैसा डालना या निकालना, टैक्स, रिफ़ंड, अन्य आय — और सेव करें। नियम में कोई शब्द लिखें (जैसे PORTER) तो अगली ऐसी एंट्री उसी तरह समझा दी जाएँगी; नियम पेज के नीचे दिखते हैं और हटाए जा सकते हैं। अभी मिलान करें फिर से मिलान चलाता है।

खाते के पेज पर हर एंट्री के आगे लिखा होता है वह क्या थी। वापस लें उसे फिर कतार में डाल देता है और उसका बनाया (खर्च, सप्लायर भुगतान) हटा देता है; ट्रांसफ़र का एक हिस्सा वापस लेने पर दोनों खुल जाते हैं। जिस एंट्री का खर्च या सप्लायर भुगतान बंद महीने में हो, वह वापस नहीं ली जा सकती।

पैसे की रिपोर्ट

बैंक और नक़द → पैसे की रिपोर्ट पूरे महीनों की होती है; पहले से इस वित्त वर्ष के अप्रैल से इस महीने तक।

• बैलेंस — हर खाते का बैलेंस शुरुआती बैलेंस और आख़िरी स्टेटमेंट की तारीख़ तक की एंट्री से निकाला जाता है, और उस स्टेटमेंट के क्लोज़िंग बैलेंस के साथ दिखाया जाता है। ✓ = मेल खाता है। अंतर का मतलब है कोई स्टेटमेंट छूटा है या हाथ से डाली एंट्री जो बैंक में नहीं है।
• कैश फ़्लो — हर महीने आया और गया पैसा, इस हिसाब से कि वह क्या था। कुल पैसा = नक़द और बैंक बैलेंस में से कार्ड पर बाक़ी घटाकर; आया − गया हमेशा कुल पैसे के बदलाव के बराबर होता है। अपने खातों के बीच ट्रांसफ़र दोनों तरफ़ आते हैं और कट जाते हैं।
• मालिक का पैसा और लोन — डाला गया पैसा, ड्रॉइंग (निकाला गया), लिया और चुकाया लोन, और अवधि में ब्याज और शुल्क, साथ में अवधि के आख़िर में बाक़ी लोन — इस तरह समझाई गई एंट्री से।
• दो बार डले खर्च — बैंक एंट्री को नए खर्च के रूप में समझाया गया जबकि लगभग उसी रकम का खर्च हफ़्ते भर के अंदर हाथ से भी डाला था। मिलाएँ हाथ से डाला खर्च (बिल और नोट के साथ) रखता है, बैंक एंट्री उससे जोड़ता है और दूसरा हटा देता है।
• लेजर — कोई खाता चुनें: अवधि की हर एंट्री, वह क्या थी और उसके बाद का बैलेंस, शुरुआती और क्लोज़िंग बैलेंस के बीच (कार्ड के लिए बाक़ी रकम)। CSV में डाउनलोड करें।

बैंकिंग के और पेज

बैंक और नक़द के हर पेज पर ऊपर टैब:

• मिलान — उस अवधि की पूरी तस्वीर: बैंक में मिले मार्केटप्लेस पेआउट, जिन ख़रीद बिल और ख़र्च का पेमेंट मिला, समझाई गई स्टेटमेंट एंट्री — हर एक मिला / कुल। नीचे जो नहीं मिला, हर एक के साथ क्यों (उन तारीख़ों का कोई स्टेटमेंट नहीं; किसी एंट्री में रेफ़रेंस है पर समझाई नहीं; बैंक में दूसरी रक़म आई) और मिलाने के लिए ढूँढें।
• एंट्री — हर एंट्री, खाता, तारीख़, आया / गया, किस चीज़ की थी, समझाना बाक़ी / सुझाई गई / समझाई गई और शब्द से फ़िल्टर। कई टिक करके इसके रूप में मार्क करें — मालिक का पैसा, निजी, टैक्स, वापसी, दूसरी आमदनी, अन्य या बैंक चार्ज; सुझाव एक-एक करके या सब एक साथ मानें, नहीं से कोई ठुकराएँ, या समझाई हुई को वापस लें।
• पैसा कहाँ गया — महीने-वार आया और गया पैसा: चैनल पेआउट, सप्लायर, ख़र्च की कैटेगरी, लोन, मालिक का पैसा, निजी, टैक्स और जो अभी समझाया नहीं। बिज़नेस खाते, अपने खाते या दोनों चुनें। किसी लाइन पर क्लिक करके उसकी एंट्री देखें।
• किससे पेमेंट हुआ — हर ख़रीद बिल और ख़र्च, और किस बैंक / कार्ड / कैश एंट्री से भरा: मिला, कुछ मिला, किसी स्टेटमेंट में नहीं या अभी भरा नहीं। पेमेंट ढूँढें उसकी तारीख़ के आसपास उतनी रक़म की एंट्री दिखाता है: मिलाएँ जोड़ देता है (बिल से ज़्यादा भरा तो बाक़ी ख़र्च बनता है, या सप्लायर को एडवांस रहता है; कई राइड का एक UPI हर राइड को भरता है)। कैश से दिया उसे कैश बुक में डाल देता है। आपका हाथ से डाला सप्लायर पेमेंट बस एंट्री से जुड़ता है — एंट्री वापस लेने पर वह बना रहता है।
• पेआउट जाँच — हर मार्केटप्लेस और महीने के लिए उसके पेआउट के रूप में बैंक में क्या आया, बनाम उसकी पेमेंट फ़ाइलें क्या कहती हैं, और जिन दिनों का हिसाब नहीं मिलता।
• सप्लायर खाता — हर सप्लायर के बिल बनाम आपने उन्हें बैंक से और दूसरे तरीक़ों (कैश, हाथ से डाला) से कितना दिया; किसी एक को खोलकर हर बिल और पेमेंट क्रम से, चलते बैलेंस के साथ देखें।
• लोन — लोन जोड़ें (नाम, देने वाला, कार्ड या खाता, लिया गया पैसा अगर स्टेटमेंट से नहीं आया)। उसका आया पैसा, किस्तें और ब्याज रिव्यू में वही लोन चुनकर समझाएँ: लिया, लौटाया, ब्याज और अभी बाक़ी यहाँ जुड़ जाते हैं।

खाते का किसका खाता बिज़नेस या मेरा अपना होता है — आपका निजी खाता जिससे बिज़नेस की चीज़ें भी भरी जाती हैं; उसकी एंट्री निजी (बिज़नेस का नहीं) मार्क करके बिज़नेस वाले हिसाब से बाहर रखी जा सकती हैं। ग़लती से पढ़ा गया स्टेटमेंट खाते के पेज से हटाया जा सकता है: उसकी बिना समझाई एंट्री हटती हैं, समझाई हुई रहती हैं। मार्केटप्लेस पेआउट आपकी पहले से अपलोड की पेमेंट फ़ाइलों (Meesho पेमेंट, Amazon सेटलमेंट) से मिलते हैं: जिस क्रेडिट में उनका UTR है वह उस चैनल का पेआउट है; जिसमें सिर्फ़ मार्केटप्लेस का नाम (MEESHO, FLIPKART, AMAZON) है, वह उसके पेआउट के रूप में सुझाया जाता है।

महीना बंद

जब किसी महीने की जाँच और फ़ाइलिंग हो जाए, तो उसे पैसा → महीना बंद में बंद करें। पेज पर पिछले 12 महीने दिखते हैं — हर महीने के ऑर्डर, ख़रीद बिल और ख़र्च की गिनती, और किसने कब बंद किया। महीना बंद रहते:

• उसके ख़र्च जोड़े, बदले (या उसमें / उससे बाहर ले जाए) या हटाए नहीं जा सकते;
• उसके ख़रीद बिल जोड़े या हटाए नहीं जा सकते, और उस महीने की तारीख़ वाले सप्लायर भुगतान जोड़े या हटाए नहीं जा सकते;
• उस महीने का कन्फ़र्म ऑर्डर रद्द नहीं हो सकता (इससे उसकी बिक्री बदल जाती);
• उस महीने का मासिक ख़र्च छोड़ दिया जाता है।

सिर्फ़ ख़त्म हो चुका महीना बंद हो सकता है। रिफ़ंड, स्टॉक-टेक और नुक़सान आज की तारीख़ के होते हैं, इसलिए बंद महीने को नहीं छूते। फिर खोलें सिर्फ़ स्टोर मालिक कर सकता है; बंद करना और खोलना दोनों गतिविधि लॉग में दिखते हैं। अपने अकाउंटेंट को Accountant रोल दें: वे पैसा और रिपोर्ट में सब कुछ खोल सकते हैं और CSV डाउनलोड कर सकते हैं, पर कुछ बदल नहीं सकते।

Tally और Busy एक्सपोर्ट

बंद महीना आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में ले जाया जा सकता है। महीना बंद में बंद महीने पर Tally / Busy एक्सपोर्ट लिंक होता है: वह दिखाता है कि महीने से हर तरह के कितने वाउचर बनते हैं और उनका कुल, और Tally XML (Gateway of Tally → Import Data → Vouchers) या Busy XML डाउनलोड करता है। सिर्फ़ बंद महीने एक्सपोर्ट होते हैं, ताकि इम्पोर्ट के बाद हिसाब न बदले।

• बिक्री — हर बिल का एक वाउचर: ग्राहक लेजर पर कुल रक़म; बिक्री (टैक्सेबल मूल्य), आउटपुट CGST / SGST या IGST और डिलीवरी चार्ज क्रेडिट। कुल महीने की GST रिपोर्ट से मिलता है।
• क्रेडिट नोट — हर रिफ़ंड, GST रिपोर्ट की तरह सामान, GST और डिलीवरी में बँटा।
• ख़रीद — हर बिल: ख़रीद, इनपुट GST (अपने राज्य के सप्लायर से CGST + SGST, दूसरे राज्य से IGST) और भाड़ा / चार्ज, सप्लायर के नाम वाले लेजर पर बाक़ी। कुल ख़रीद की लिस्ट से मिलता है।
• सप्लायर भुगतान और ख़र्च — नक़द या बैंक से पेमेंट के रूप में; ख़र्च अपनी कैटेगरी के लेजर में GST इनपुट के बिना जाते हैं, और GST इनपुट, इनपुट GST में।

Tally में Sales, Credit Note, Purchase और Payment वाउचर जाते हैं। Busy में बिक्री, क्रेडिट नोट और ख़रीद के जर्नल, और बाक़ी के पेमेंट। लेजर के नाम में हर लेजर (ग्राहक, बिक्री, GST, ख़रीद, नक़द, बैंक, हर ख़र्च कैटेगरी…) के लिए वह नाम लिखें जो आपकी Tally / Busy कंपनी में है; ख़ाली = दिखाया गया नाम। जो लेजर अभी नहीं है उसे इम्पोर्ट से पहले बनाएँ, और पहली बार किसी टेस्ट कंपनी में इम्पोर्ट करें।

Busy सेटअप

महीना बंद → Busy सेटअप Busy को एक बार तैयार करता है: उसकी सेटिंग (होम स्टेट, वाउचर सीरीज़, मटीरियल सेंटर), पहले वाउचर से पहले Busy में इम्पोर्ट करने की मास्टर फ़ाइल (सप्लायर, सेल्स चैनल, बैंक और कैश, ख़र्च के खाते और GST के लेजर, सही ग्रुप में), और — अगर आप पहले से Busy चलाते हैं — Busy की List of Ledgers (Excel या CSV) अपलोड करें ताकि आपके लेजर आपकी Busy कंपनी के नामों से मिल जाएँ। Busy के नाम लगाएँ मिलान लागू करता है; सबसे मिलता वाले जाँच लें।

रिपोर्ट

रिपोर्ट (मेनू में बिक्री के नीचे) में वे तैयार रिपोर्टें हैं जो आप खोल सकते हैं: दिन के हिसाब से बिक्री, प्रोडक्ट के हिसाब से, कैटेगरी के हिसाब से, टॉप ग्राहक, कारण के हिसाब से वापसी, आया पैसा (दिन के हिसाब से ऑनलाइन पेमेंट, डिलीवरी पर मिला नक़द और रिफ़ंड), और GST, स्टॉक व लाभ-हानि रिपोर्ट। हर रिपोर्ट से / तक तारीख़ (शुरू में इस महीने से आज तक), कुल की पंक्ति और CSV डाउनलोड के साथ खुलती है। बिक्री में कन्फ़र्म या उसके बाद के ऑर्डर गिने जाते हैं, GST रिपोर्ट की तरह, इसलिए GST से पहले की बिक्री उससे मिलती है।

रिपोर्ट बिल्डर (रिपोर्ट पेज के ऊपर बटन) से अपनी रिपोर्ट बनाएँ: चुनें किस पर रिपोर्ट (ऑर्डर, ऑर्डर लाइनें — बिके प्रोडक्ट —, ग्राहक, आज के प्रोडक्ट, या ख़र्च), किस हिसाब से बाँटना है (ज़्यादा से ज़्यादा दो, जैसे राज्य और महीना — तारीख़ें दिन, महीने या साल से), क्या जोड़ें (गिनती, यूनिट, GST से पहले बिक्री, GST, डिलीवरी, रक़म…), और तारीख़ें (इस महीने, पिछले महीने, पिछले 3 महीने, इस वित्त वर्ष, या अपनी)। टेबल या चार्ट के साथ टेबल दिखाएँ; CSV डाउनलोड करें। ऑर्डर GST रिपोर्ट की तरह गिने जाते हैं, इसलिए राज्य और महीने के हिसाब से GST से पहले बिक्री हर महीने की GST बिक्री (क्रेडिट नोट से पहले) के बराबर आती है।

रिपोर्ट सेव करें से उसे नाम के साथ रखें — अपने लिए, या टीम के साथ साझा ताकि उस डेटा तक पहुँच वाले सभी उसे सेव की गई रिपोर्टें में देखें। सेव की गई रिपोर्ट अपनी सेटिंग रखती है, इसलिए "पिछले महीने" हमेशा खोलने के समय का पिछला महीना होता है। रिपोर्ट सिर्फ़ उसे सेव करने वाला हटा सकता है।

जो रिपोर्टें सबसे ज़्यादा देखते हैं उन्हें कार्ड पर 📌 से पिन करें: पिन की हुई रिपोर्टें सबसे पहले आती हैं, जिस क्रम में पिन कीं — सिर्फ़ आपके लिए; टीम के हर सदस्य के अपने पिन होते हैं। दोबारा दबाकर पिन हटाएँ।

क़ीमत और मार्जिन

पैसा → क़ीमत और मार्जिन में हर प्रोडक्ट (और हर साइज़ / रंग) के लिए दिखता है कि एक बिक्री से कितना बचता है। ऊपर एक बार भरें: गेटवे की पेमेंट फ़ीस %, हर ऑर्डर पर तय फ़ीस, प्रति यूनिट शिपिंग और पैकिंग, और अपना लक्ष्य मार्जिन %। हर आइटम के लिए क़ीमत (GST सहित), GST के बिना नेट क़ीमत (जो स्टोर के पास रहती है), लागत, फ़ीस, शिपिंग, मुनाफ़ा और मार्जिन (मुनाफ़ा ÷ नेट), सबसे कम मार्जिन पहले — और लक्ष्य मार्जिन वाली क़ीमत। ₹300 लागत और ₹50 फ़ीस वाला ₹500 का आइटम (बिना GST) ₹150 कमाता है, यानी 30% मार्जिन; 40% के लिए ₹584 चाहिए। जिन आइटम की लागत नहीं, उन पर लागत नहीं लिखा आता है; प्रोडक्ट पर लागत जोड़ें (या ख़रीद बिल से आती है)।

सप्लायर

पैसा → सप्लायर में दिखता है कि आप किससे ख़रीदते हैं, हर एक ने कितने का बिल दिया, आपने कितना चुकाया और कितना बाक़ी है, और सब सप्लायरों का कुल बाक़ी। सप्लायर को नाम, GSTIN (राज्य उसी से पढ़ा जाता है), फ़ोन, ईमेल और पते के साथ जोड़ें; पहले से बाक़ी (ओपनिंग) वह रक़म है जो MarketSaaS शुरू करते समय उनकी बाक़ी थी। सप्लायर खोलकर उनके बिल और भुगतान देखें, जानकारी बदलें, या बताएँ कि अब उनसे नहीं ख़रीदते।

ख़रीद बिल

पैसा → ख़रीद → बिल दर्ज करें में सप्लायर का बिल भरें:

• सप्लायर, उनका बिल नं. और बिल की तारीख़। एक सप्लायर का एक ही बिल नंबर दो बार नहीं भरा जा सकता।
• हर आइटम की एक पंक्ति: प्रोडक्ट (या उसका साइज़ / रंग), मात्रा, GST से पहले रेट और GST दर (प्रोडक्ट से भर जाती है)। और पंक्तियाँ चाहिए? पंक्ति जोड़ें।
• बिल पर भाड़ा और अन्य चार्ज, और ख़ुद बिल PDF या फ़ोटो में (10 MB तक)।

बिल सेव करते ही मात्रा स्टॉक में जुड़ जाती है (प्रोडक्ट की स्टॉक हिस्ट्री में बिल नंबर के साथ "Purchase bill" दिखता है) और हर आइटम की लागत अपडेट होती है:

• लैंडेड लागत — रेट + भाड़े और चार्ज में आइटम का हिस्सा, क़ीमत के हिसाब से बाँटकर। ₹100 फ़्रेट के साथ ₹100 की 10 यूनिट हर एक ₹110 की पड़ती हैं।
• औसत लागत — प्रोडक्ट की लागत आपके पहले वाले स्टॉक और इस बिल का औसत बन जाती है: ₹80 के 10 स्टॉक में और ₹110 के 10 ख़रीदे तो ₹95। प्रोडक्ट की लागत हिस्ट्री में यह बदलाव "Purchase" के रूप में दिखता है।

बिल के पेज पर हर आइटम उसकी लैंडेड लागत के साथ, कुल रक़म, और कितना चुकाया व कितना बाक़ी दिखता है। ग़लती से भरा बिल तब तक हटाया जा सकता है जब तक उस पर कोई भुगतान न हो: उसकी मात्रा स्टॉक से वापस घट जाती है (लागत जैसी है वैसी रहती है)।

AI से बिल पढ़ें

सप्लायर का लंबा बिल टाइप करने में समय लगता है। ख़रीद → AI से बिल पढ़ें बिल की फ़ोटो या PDF पढ़कर बिल दर्ज करें का फ़ॉर्म भर देता है: सप्लायर (GSTIN से, नहीं तो नाम से), बिल नंबर, तारीख़, दूसरे चार्ज और हर लाइन — छपा हुआ नाम, मात्रा, GST से पहले का रेट और GST दर।

• हर लाइन पर बिल पर: … दिखता है। एक बार अपना प्रोडक्ट चुनें; अगली बार उस सप्लायर के बिल में वही नाम आने पर वह पिछली बार से मिलाया जाता है। जिस लाइन का नाम आपके किसी प्रोडक्ट के नाम जैसा है, वह अपने-आप मिल जाती है।
• हर लाइन बिल से मिलाएँ, फिर बिल सेव करें और स्टॉक जोड़ें — उससे पहले कुछ सेव नहीं होता। स्कैन की गई फ़ाइल बिल के साथ जुड़ जाती है।
• एक ही बिल दो बार पकड़ा जाता है: वही फ़ाइल दोबारा पढ़ी जाए, या उस सप्लायर का वही बिल नंबर पहले से दर्ज (या स्कैन) हो, तो वह कारण के साथ डुप्लिकेट दिखता है।
• राइड की रसीदें (Porter, Rapido, Uber…) भी पढ़ी जाती हैं: ख़र्च जोड़ें उन्हें Transport में डालता है और राइड की तारीख़ के सबसे पास (2 दिन के अंदर) वाले ख़रीद बिल से जोड़ देता है।

इसके लिए सेटिंग्स → AI में सप्लायर बिल AI से पढ़ें चालू होना चाहिए। यह अलग स्विच है क्योंकि बिल में आपकी लागत कीमतें होती हैं, और उसे पढ़वाने पर फ़ाइल AI सेवा को जाती है — देखें AI।

चार्ट, बिल को ख़र्च में डालना, रिपेयर और गाड़ी भाड़ा

• ख़रीद → चार्ट: महीने के हिसाब से ख़रीद, बड़े सप्लायर, बड़े आइटम और किसका पैसा बाक़ी है।
• जो बिल बिक्री का स्टॉक नहीं था (पैकिंग, रिपेयर, ऑफ़िस का सामान) उसे उसके पेज से ख़र्च में डालें (उस पर कोई भुगतान दर्ज होने से पहले): वह उन्हीं रक़मों और बिल फ़ाइल के साथ ख़र्च बनता है, और उसका जोड़ा स्टॉक घटता है।
• ख़रीद → रिपेयर: रिपेयर के लिए सप्लायर को लौटाए पीस। लौटने पर रिपेयर इनवॉइस (GST के साथ) भरें — वह Repairs में ख़र्च बनता है; मुफ़्त हुआ तो रक़म ख़ाली छोड़ें।
• ख़रीद → गाड़ी भाड़ा: माल लाने वाली Porter, टेम्पो या कैब (Transport ख़र्च)। हर भाड़ा उस बिल से मिलाया जाता है जिसके लिए था — अपने-आप मिलाएँ भाड़े को एक दिन के अंदर वाले इकलौते बिल से जोड़ता है, और तीन दिन के अंदर के बिल सुझाता है — ताकि हर बिल की असली लागत पता हो। जो भाड़ा ख़रीद के लिए नहीं था उसे ख़रीद के लिए नहीं करें।

दोबारा ऑर्डर योजना

ख़रीद → दोबारा ऑर्डर योजना बताती है क्या ख़रीदना है। हर प्रोडक्ट (और साइज़ / रंग) के लिए स्टॉक, पिछले 30 या 90 दिन में कितना बिका (कॉम्बो की बिक्री उसके आइटमों में गिनी जाती है), प्रति दिन रफ़्तार, स्टॉक कितने दिन चलेगा, और आपके चुने दिनों (शुरू में 30) के लिए कितना ख़रीदें: रफ़्तार × दिन − स्टॉक। रोज़ 2 बिकने वाला आइटम जिसके 10 बचे हैं, 5 दिन चलेगा; 30 दिन के लिए 50 ख़रीदें। सबसे ज़रूरी पहले आते हैं; सब दिखाएँ चुनें तो वे आइटम भी दिखेंगे जिन्हें ख़रीदना नहीं।

आइटम चुनें (चाहें तो मात्रा बदलें) और ख़रीद ड्राफ़्ट बनाएँ: हर सप्लायर का एक ड्राफ़्ट बनता है — जिससे हर आइटम आख़िरी बार ख़रीदा, आख़िरी रेट के साथ। ड्राफ़्ट ख़रीद के ऊपर दिखते हैं; सामान आने पर बिल दर्ज करें से बिल का फ़ॉर्म ड्राफ़्ट से भरा हुआ खुलता है — जो असल में आया वह बदलें, बिल नंबर डालें और सेव करें; ड्राफ़्ट बंद हो जाता है। जिस ड्राफ़्ट की ज़रूरत नहीं उसे हटाएँ।

सप्लायर को भुगतान

भुगतान बिल के पेज पर या सप्लायर के पेज पर दर्ज करें — किसी एक बिल के लिए, या खाते में जब किसी ख़ास बिल के लिए न हो। रक़म, तारीख़, चुकाने का तरीक़ा और UTR / चेक नंबर रखे जाते हैं। भुगतान बिल के बराबर होते ही बिल "चुकाया" दिखता है; सप्लायर का बाक़ी = ओपनिंग + बिल − भुगतान। ख़रीद में महीने के बिल, कुल बिल, उन पर GST इनपुट और बाक़ी रक़म दिखती है, और CSV डाउनलोड होती है।

लाभ-हानि

पैसा → लाभ-हानि में महीने का नतीजा दिखता है:

• बिक्री (GST से पहले) — आपके बिलों का टैक्सेबल मूल्य, GST रिपोर्ट वाला ही आँकड़ा — + डिलीवरी और COD चार्ज, − वापसी और रिफ़ंड (महीने के क्रेडिट नोट) = शुद्ध बिक्री।
• बिके सामान की लागत — हर आइटम बिकने के दिन की लागत पर। जो सामान लौटकर स्टॉक में गया वह उसी लागत पर घटता है; बट्टे खाते का स्टॉक (नुक़सान, ख़राब रिटर्न) जुड़ता है। शुद्ध बिक्री में से यह घटाकर सकल मुनाफ़ा।
• कैटेगरी के हिसाब से ख़र्च, GST इनपुट के बिना (व्यापार का ख़र्च नहीं वाली कैटेगरी बाहर), और उस महीने MarketSaaS के बिल। जो बचे वह शुद्ध मुनाफ़ा।

ख़रीद यहाँ ख़र्च नहीं है — सामान बिकने पर वह लागत बनती है। हर लाइन अपनी पंक्तियाँ खोलती है (ऑर्डर, प्रोडक्ट, उस कैटेगरी के ख़र्च, नुक़सान), और नीचे महीना कैटेगरी, प्रोडक्ट और ऑर्डर के हिसाब से मार्जिन के साथ बँटा है। इन पर नज़र डालें में लागत से कम में बिके ऑर्डर, बिना लागत के बिके प्रोडक्ट (उनकी लागत शून्य गिनी जाती है, इसलिए मुनाफ़ा ज़्यादा दिखता है — प्रोडक्ट पर लागत जोड़ें), और अपने आम से दुगने से ज़्यादा वाली ख़र्च कैटेगरी दिखती हैं। ऑर्डर वाले आँकड़े CSV में डाउनलोड करें।

किसी भी तारीख़ों का लाभ-हानि, मार्केटप्लेस के पैसे के साथ

पैसा → मुनाफ़ा और नुक़सान (टैब में महीने का स्टेटमेंट, नक़द आधार, फ़ाइलों से मिलान, मिलान (रिकंसिलिएशन), GST सारांश और क़ीमत और मार्जिन भी हैं) किसी भी तारीख़ों पर चलता है और Amazon, Flipkart और Meesho ने आपके पैसे के साथ असल में जो किया वह मुनाफ़े में जोड़ता है:

• भुगतान मिल चुके मार्केटप्लेस ऑर्डर के आँकड़े चैनल की पेमेंट फ़ाइल से आते हैं: GST से पहले की बिक्री, कटा कमीशन, फ़ीस और शिपिंग, और पेआउट में बाक़ी पैसा (क्लेम, मुआवज़ा)। अभी बाक़ी ऑर्डर पर उसके फ़ीस नियम (चैनल के Payouts पेज पर) के हिसाब से अनुमानित चार्ज दिखते हैं — नियम न हो तो पिछले ऑर्डर पर चैनल ने जितना काटा। TCS और TDS दिखते हैं पर लागत नहीं हैं: वे वापस मिलते हैं।
• स्टेटमेंट में तीन कॉलम हैं — मिला, बाक़ी और कुल — साथ में कितना आया और कितना आना बाक़ी।
• चैनल, कैटेगरी, मिला / बाक़ी या खोज (ऑर्डर id, SKU या प्रोडक्ट) से छाँटें और पंक्तियाँ चैनल, प्रोडक्ट, कैटेगरी, ऑर्डर, दिन, हफ़्ता या महीने के हिसाब से देखें। छाँटने पर अवधि का ख़र्च शुद्ध बिक्री के उस हिस्से से बँटता है (पंक्तियों में ख़र्च न बाँटें पर टिक करें तो ख़र्च से पहले की पंक्तियाँ)।
• प्रोडक्ट और लागत में बिना लागत वाले प्रोडक्ट पहले, फिर सबसे कम मुनाफ़े वाले। बॉक्स में लागत लिखकर लागत सेव करें — यह प्रोडक्ट पर सेव होती है और आगे से मुनाफ़ा सही रहता है। प्रोडक्ट का नाम उसके ऑर्डर खोलता है।
• महीने-दर-महीना, चार्ट, स्रोत (हर चैनल के आँकड़ों के पीछे के ऑर्डर, पेमेंट लाइनें और फ़ाइलें) और अगर ऐसा हो तो (क़ीमत, लागत, चैनल फ़ीस, रिटर्न या ख़र्च प्रतिशत में बदलें और नया मुनाफ़ा देखें)।
• इन पर नज़र डालें में बिना लागत वाले प्रोडक्ट, 30 दिन बाद भी बिना भुगतान वाले मार्केटप्लेस ऑर्डर, बिना फ़ीस नियम वाले चैनल, और MarketSaaS में न होने वाले ऑर्डर की पेमेंट लाइनें दिखती हैं।

उसी पेज पर और भी:

• चैनल के हिसाब से — पूरा स्टेटमेंट, हर चैनल का एक कॉलम।
• प्रोडक्ट लागत कहाँ से — बिकते समय की लागत (डिफ़ॉल्ट; वरना बिक्री से पहले का ख़रीद बिल), औसत ख़रीद क़ीमत या आख़िरी ख़रीद क़ीमत; बिल न हो तो प्रोडक्ट की लागत। हर प्रोडक्ट दिखाता है कि उसकी लागत कहाँ से आई। सिर्फ़ उन्हें देखने के लिए सिर्फ़ बिना लागत वाले प्रोडक्ट पर टिक करें।
• GST में रजिस्टर्ड नहीं — बिक्री, लागत और ख़र्च GST सहित लिए जाते हैं, और TCS / TDS लागत बन जाते हैं।
• बाक़ी मार्केटप्लेस ऑर्डर पर उतना कटना माना जाता है जितना उसी चैनल पर उसी प्रोडक्ट पर पहले प्रति पीस कटा (वरना फ़ीस नियम, वरना चैनल का आम हिस्सा); लौटने वाला पार्सल उतने का माना जाता है जितना वहाँ रिटर्न आम तौर पर पड़ता है।
• प्रोडक्ट के ऑर्डर के साथ उसकी पेमेंट लाइनें भी दिखती हैं। ऑर्डर नंबर उसका हर स्रोत खोलता है: यहाँ का ऑर्डर और उसका हिसाब, चैनल की ऑर्डर फ़ाइल, पेमेंट-फ़ाइल लाइनें और GST रिपोर्ट लाइनें, और क्या मेल नहीं खाता।
• सारी लाइनें (CSV) हर ऑर्डर लाइन को उसके चार्ज, लागत और लागत के स्रोत के साथ डाउनलोड करता है। Amazon के भुगतान लाएँ (Amazon जुड़ा हो तो) Amazon की नई सेटलमेंट रिपोर्ट और हाल के ऑर्डर के चार्ज अभी पढ़ता है।
• शिप हो चुके पर अभी सेटल न हुए Amazon ऑर्डर पर अनुमान की जगह वे चार्ज दिखते हैं जो Amazon ने पहले ही दर्ज कर दिए (कमीशन, फ़ीस, शिपिंग, TCS / TDS) — Amazon, पेआउट बाक़ी निशान के साथ; सेटलमेंट तक उसका पैसा आना बाक़ी दिखता है, फिर सेटलमेंट की लाइन उसकी जगह ले लेती है। ऑर्डर के हर स्रोत पेज पर सिर्फ़ उस ऑर्डर के लिए Amazon से लाएँ है। इसके लिए आपके Amazon ऐप पर Finance and Accounting रोल चाहिए (देखें मार्केटप्लेस)।
• AI से पूछें रिपोर्ट के कुल, चैनल और महीनों से जवाब देता है — लागत क़ीमत या ख़रीदार कभी नहीं जाते।
• हर आँकड़ा कैसे निकलता है हर आँकड़े का मतलब बताता है।

मासिक में स्टेटमेंट हर महीने के एक कॉलम में है — तारीख़ें न चुनें तो यह वित्त वर्ष (अप्रैल से मार्च) — ख़र्च के नीचे हर कैटेगरी और हर चैनल की महीने-वार शुद्ध बिक्री और सकल मुनाफ़ा, और CSV। मुनाफ़े-नुक़सान के ख़र्च में इन तारीख़ों में गिना हर ख़र्च है।

नक़द आधार में दो तारीख़ों के बीच असल में आया पैसा (मार्केटप्लेस पेआउट, ऑनलाइन भुगतान, वसूला COD) और गया पैसा (रिफ़ंड, सप्लायर भुगतान, ख़र्च) दिखता है — लाइन पर क्लिक करें तो उसके भुगतान, पेआउट, रिफ़ंड या ख़र्च दिखते हैं। फ़ाइलों से मिलान में वे मार्केटप्लेस ऑर्डर हैं जिनमें यहाँ की रक़म, चैनल की ऑर्डर फ़ाइल, पेमेंट फ़ाइल और GST रिपोर्ट मेल नहीं खाते।

मिलान (रिकंसिलिएशन)

मुनाफ़ा और नुक़सान → मिलान में हर चैनल का महीना है: ऑर्डर, उनकी रक़म, कितना आया, कितना आना बाक़ी, और कितने पूरे मिले, कम मिले, ग़ायब (बहुत पहले डिलीवर, भुगतान नहीं), इंतज़ार में या लौटे। अंतर की वजह का नोट लिखें और काम पूरा होने पर उस चैनल का महीना बंद करें (कुछ निकले तो फिर खोलें)।

GST सारांश

रिपोर्ट → GST सारांश GSTR-3B के लिए महीना है: रेट के हिसाब से टैक्सेबल बिक्री और GST, ख़रीद बिलों और GST बिल वाले ख़र्चों का इनपुट क्रेडिट, मार्केटप्लेस का काटा TCS, और नक़द में देना बाक़ी का अनुमान। नीचे हर चैनल के इनवॉइस मार्केटप्लेस की अपनी GST रिपोर्ट के सामने हैं: Meesho की मासिक GST रिपोर्ट (tcs_sales और tcs_sales_return वाली .zip), Amazon की Merchant Tax Report या Flipkart की Sales Report अपलोड पेज पर डालें, चैनल चुनें — जो ऑर्डर सिर्फ़ एक तरफ़ हो या जिसकी टैक्सेबल रक़म अलग हो, वह सूची में आता है। वही रिपोर्ट दोबारा डालने से कुछ नहीं जुड़ता। रिटर्न आपके CA ही भरेंगे; यह योजना और जाँच के लिए है।

ख़र्च

पैसा → ख़र्च में महीने भर में स्टोर ने जो ख़र्च किया वह दिखता है — पैकेजिंग, किराया, सैलरी, सॉफ़्टवेयर, MarketSaaS से बाहर दिए गए विज्ञापन। ऊपर महीने का कुल चुकाया, उसमें GST इनपुट (जो GST रिटर्न में वापस क्लेम होता है) और GST के बिना कुल दिखता है, फिर कैटेगरी के हिसाब से बँटवारा। कैटेगरी या चुकाने के तरीक़े से छाँटें, और अपने अकाउंटेंट के लिए लिस्ट CSV में डाउनलोड करें।

ख़र्च जोड़ें में भरें:

• तारीख़ और कैटेगरी।
• चुकाई रक़म — जो आपके खाते से गई, GST सहित।
• बिल में GST — सिर्फ़ तब जब रजिस्टर्ड सप्लायर का GST बिल हो। ₹180 GST वाले ₹1,180 के बिल के लिए 1180 और 180 लिखें: ख़र्च ₹1,000 गिना जाता है और ₹180 GST इनपुट में जाता है।
• कैसे चुकाया (नक़द, UPI, बैंक ट्रांसफ़र, कार्ड, चेक) और किसे चुकाया।
• बिल नं. / UPI रेफ़रेंस, नोट, और ख़ुद बिल — फ़ोटो या PDF, 10 MB तक।

लिस्ट से कोई ख़र्च खोलकर उसे बदलें, बिल बदलें या हटाएँ, या ख़र्च ही हटा दें।

मुनाफ़े-नुक़सान में कैसे गिनें लंबे चलने वाले ख़र्च को बाँटता है: महीनों में (सालाना सर्विस 12 महीनों में — हर महीने के हर दिन बराबर हिस्सा) या ऑर्डरों में (पैकिंग का लॉट अगले 500 ऑर्डरों में — हर एक पर बराबर हिस्सा)। ख़र्च जैसा चुकाया वैसा रहता है; सिर्फ़ मुनाफ़ा-नुक़सान उसे बाँटता है।

चार्ट में ख़र्च महीने, कैटेगरी, किसे सबसे ज़्यादा दिया और कैसे दिया के हिसाब से दिखते हैं। हटाया गया ख़र्च अपने बिल के साथ 30 दिन रद्दी (बिन) में रहता है — वापस लाएँ उसे जैसा था वैसा लौटाता है; 30 दिन बाद वह हमेशा के लिए हट जाता है।

मासिक ख़र्च

किराया, सैलरी और सब्सक्रिप्शन जो हर महीने एक जैसे हों, उन्हें ख़र्च → मासिक ख़र्च में डालें: कैटेगरी, रक़म, GST, किसे चुकाया, और महीने की तारीख़ (1–28)। शुरू की तारीख़ से यह हर महीने उसी दिन अपने आप ख़र्चों में जुड़ता है — अगर शुरू की तारीख़ पीछे की है, तो जो महीने बाक़ी हैं वे तुरंत जुड़ जाते हैं। ख़त्म होने पर बंद करें; पहले जुड़े महीने बने रहते हैं। ऐसी एंट्री पर लिस्ट में ↻ का निशान होता है।

कैटेगरी

हर स्टोर आम कैटेगरी के साथ शुरू होता है (Packaging, Rent, Salaries, Software & subscriptions, Advertising, Courier & shipping, Electricity & internet, Goods delivery, Office & supplies, Other)। ख़र्च → कैटेगरी में अपनी कैटेगरी जोड़ें, नाम बदलें, या किसी को बंद करें (उसके पुराने ख़र्च बने रहते हैं)। जो पैसा व्यापार से जाता है पर उसका ख़र्च नहीं — मालिक की निकासी, लोन की किस्त, डिपॉज़िट — उसके लिए व्यापार का ख़र्च नहीं चुनें: वह ख़र्चों में रहता है पर लाभ-हानि से बाहर रहता है।

अपने आँकड़ों के बारे में AI से पूछें

AI चालू होने पर (सेटिंग्स → AI), लाभ-हानि, क़ीमत और मार्जिन और दोबारा ऑर्डर योजना पर इन आँकड़ों के बारे में AI से पूछें का बॉक्स होता है। हिंदी या अंग्रेज़ी में पूछें — "अक्टूबर में मुनाफ़ा क्यों घटा?", "किन चीज़ों का दाम बढ़ाऊँ?", "इस हफ़्ते क्या ख़रीदूँ?" — जवाब उसी पेज के आँकड़ों से आता है और उस पेज का लिंक देता है जहाँ और जानकारी है।

AI को सिर्फ़ पेज के कुल योग दिखते हैं:

• लाभ-हानि — इस महीने और पिछले महीने की बिक्री, वापसी, माल की लागत, सकल और शुद्ध मुनाफ़ा, कैटेगरी के हिसाब से ख़र्च, और यूनिट व बिक्री के हिसाब से सबसे ज़्यादा बिकने वाले प्रोडक्ट और कैटेगरी;
• क़ीमत और मार्जिन — आपकी फ़ीस, शिपिंग और लक्ष्य की सेटिंग, और हर दाम के साथ बस यह कि वह लक्ष्य पर है, लक्ष्य से नीचे है, घाटे में है या उसकी लागत नहीं डली — लागत या सही मार्जिन कभी नहीं;
• दोबारा ऑर्डर योजना — स्टॉक, बिक्री की रफ़्तार, बचे दिन, सुझाई मात्रा और सप्लायर का नाम — ख़रीद का रेट नहीं।

कोई अकेला ऑर्डर, ख़रीदार या प्रति आइटम लागत नहीं भेजी जाती।

कौन देख सकता है

टीम → रोल में "पैसा" अपना अलग हिस्सा है: किसी रोल को इसे देखने या बदलने की अनुमति दें। पहले से बना Accountant रोल इसे देख सकता है।